Ny som förtroendevald

När du fått brev på posten om att dina inloggningsuppgifter är klara så ringer du Claes Sandsjö, IT-avdelningen, 0515-88 53 41 och bokar tid för att hämta din surfplatta.

I Falköpings kommun skickas kallelser med föredragningslista och handlingar inför sammanträden elektroniskt. Som förtroendevald får du låna en surfplatta som ger dig en enkel tillgång till de elektroniska utskicken. Till surfplattan medföljer ett tangentbord och ett fodral. Med hjälp av surfplattan laddar du ner ditt material via ett program som heter Ciceron Assistenten.

Inför ditt första sammanträde, innan du fått dina inloggningsuppgifter, sänder sekreteraren kallelsen samt handlingar till dig på posten. Efter det förutsätts du ha hämtat din surfplatta.

Surfplattan hämtar du på IT-avdelningen i Stadshuset. Eftersom du måste skriva på en ansvarsförbindelse måste du själv hämta den. Du får också hjälp med att göra personliga inställningar och hitta dina kallelser och handlingar.

Viktigt om surfplattan

Surfplattan är ett arbetsverktyg och ska inte användas för privat bruk. Nedladdning av appar ska ske restriktivt och de appar som laddas ner ska ha anknytning till ditt förtroendeuppdrag i kommunen.

Offentlighetsprincipen, sekretesslagen och övriga lagstiftning ska följas. Personuppgifter och andra känsliga uppgifter ska behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen, GDPR, och andra gällande lagar.

Surfplattan lånar du från kommunen under tiden ditt förtroendeuppdrag
pågår. När ditt förtroendeuppdrag upphör ska surfplattan återlämnas till IT-avdelningen. OBS! glöm ej tangentbordet och fodralet.

Ej återlämnad surfplatta kommer att debiteras. Surfplattan ska brukas på ett sådant sätt att den slits normalt. Om din surfplatta blir stulen, tappas bort eller är trasig ska det genast anmälas till IT-avdelningen på telefonnummer 0515-88 53 00.

Det är inte alla uppdrag i Falköpings kommun som kräver att den förtroendevalde ska kvittera ut en surfplatta. För uppdrag i bland annat kommunala bolag, stiftelser, ideella föreningar med mera, behövs inte det. Kallelser och handlingar sänds då till dig antingen på posten eller via e-post.

Däremot får alla nya förtroendevalda i Falköpings kommun ett användarkonto. Det innebär att du har tillgång till Falköpings kommuns intranät, Falnet, och att ett e-postkonto skapas i ditt namn. Kommunen kommer fortsättningsvis att använda denna e-postadress i sin kontakt med dig.

Mer information under avsnittet om e-postkonto för förtroendevald och Falnet.

Glöm inte att skicka in samtycke till publicering av personuppgifter.

Du ska dagligen läsa din e-post.

I och med att du är vald som förtroendevald skapas ett e-postkonto i kommunen som kommer att användas i vår kontakt med dig. Är du redan anställd i Falköpings kommun och har ett e-postkonto är det den adressen vi kommer att använda. Adressen finns också publicerad på Falköpings kommuns webbplats, vilket innebär att till exempel kommuninvånare och andra som vill komma i kontakt med dig i ditt uppdrag kan använda e-postadressen. Därför ska du dagligen läsa din e-post. I din surfplatta får du enkelt åtkomst till ditt e-postkonto. Har man ett uppdrag där man inte har sufplatta hittar man sitt e-postkonto på Falnet under Hjärtknappen lång upp till höger. Klicka sedan på Webmail.

Kommunens e-postkonto är ett arbetsverktyg och ska användas utan att lagar, förordningar och Falköpings kommuns interna regler överträds. Använd inte e-postkontot så att det inkräktar på arbetet, medför kostnader eller annan skada för kommunen. Registrera inte e-postadressen som identifikation för inloggning till applikationer eller system som inte har anknytning till ditt uppdrag inom kommunen.

Se vidare under ekonomisk ersättning Länk till annan webbplats.

Förtroendevalda omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänna handlingar på begäran ska lämnas ut snarast. För att tillmötesgå detta är det viktigt att du dagligen kontrollerar din e-post.

Läs mer om offentlighetsprincipen i "Rutinen för hantering av begäran om utlämnande av allmän handling" Pdf, 475.8 kB.. Du hittar den bland kommunens styrdokument under rubriken Riktlinjer och rutiner.

Du kan enkelt läsa din e-post i surfplattan men du kan även läsa den genom att logga in på Falnet Länk till annan webbplats. på vilken dator som helst. Det är samma användarnman och lösenord som till din surfplatta. På Falnets startsida når du din e-post under hjärtknappen och sedan webbmail.

Ciceron Assistent är en webbaserad applikationstjänst till kommunens ärende- och dokumenthanteringsystemet och visar möteshandlingar direkt i din surfplatta. Du kan göra digitala anteckningar, markeringar och skicka meddelanden till andra användare med kommentarer om innehållet i handlingarna.

Inloggning

Du loggar in på Ciceron Assistenten med hjälp av ditt användarnamn och lösenord. Det är samma inloggningsuppgifter som till Falnet och din e-postadress.

Om du behöver byta lösenord eller har glömt ditt lösenord kontakta IT-support, 0515-88 53 00.

Genvägen till Assistenten syns inte på surfplattan?

Vanligtvis dyker genvägen upp igen automatiskt efter en kortare tid. Gör den inte det, kontakta IT-support, 0515-88 53 00.

Hur hittar jag till Assistenten utan genvägen på surfplattan?

• Starta Safari
• Surfa till https://assistent.falkoping.se/ Länk till annan webbplats.
• Logga in, ange dina inloggningsuppgifter, samma uppgifter som du har till din e-postadress.
  

Jag lyckas inte logga in i Assistenten?

• Kontrollera att du skrivit in korrekt användarnamn och lösenord
• Stäng alla flikar i Safari
• Stäng alla aktiva appar på surfplattan
• Starta Assistenten och logga in igen
  

Dagordningen för ett visst möte syns inte?

Kontakta nämndsekreterare och kontrollera att mötet är publicerat och att du har behörighet till det.

Dokument saknas under en mötespunkt eller går ej att öppna?

• Kontakta nämndsekreterare och kontrollera att dokumentet är publicerat och att du har behörighet till det.
• Har dokumentet synts tidigare i dokumentlistan men nu tillfälligt försvunnit för just dig, ladda om sidan i Safari.
• Syns dokumentet i listan, men vid försök att öppna det blir sidan vit. Kontakta nämndsekreterare eller kansliet för felanmälan.
  

Min e-post fungerar inte?

Kontakta IT-support, 0515-88 53 00.

Det går långsamt att surfa och använda Assistenten?

• Stäng av det trådlösa nätverket på surfplattan och aktivera det igen, alternativt stäng av det trådlösa på surfplattan och använd det inbyggda mobila bredbandet.
• Stäng alla flikar i Safari.
• Stäng alla aktiva appar på surfplattan.
• Starta om surfplattan helt.

Falköpings kommun använder verksamhetssystemet Ciceron Dokument och Ärende för hantering av kallelser och handlingar till politiska sammanträden. Systemet ger ett IT-baserat stöd för hela processen från att ett ärende startar till att beslut fattas och ärendet avslutas och arkiveras.

Kommuninvånare förväntar sig att information finns tillgängligt när de har behov av det, vilket ställer stora krav på oss som kommun att tillhandahålla väsentlig och relevant information för den enskilde invånaren. För att tillgodose dessa krav är det viktigt att all information lagras enhetligt och på samma ställe så långt det är möjligt.

Beredningsprocessen

Beredningsprocessen syftar på den process ett ärende genomgår inför behandling i kommunstyrelsen eller en nämnd. I korthet innebär det följande.

• Beredningsprocessen inleds med att ett ärende initieras, vilket kan ske på flera olika sätt och av flera olika aktörer. Till exempel följande.
  • Ärende initieras från politiskt håll, till exempel av ordföranden i nämnden.
  • Ärendet initieras av tjänstepersoner på förvaltningen som ser att det finns behov av att lyfta en fråga för politisk behandling.
  • Ärendet initieras av en extern part, till exempel en statlig myndighet som vill ha kommunens yttrande på en remiss.
• När det står klart att ärendet behöver behandlas av nämnden är det förvaltningens uppgift att ta fram ett underlag till nämnden så att nämnden kan ta ställning i frågan.
• Ärendet kvalitetsgranskas och förankras i rätt forum inför behandlingen i nämnden.
• Slutligen är det dags för ärendet att behandlas av nämnden. Utifrån informationen i förvaltningens underlag ska nämnden besluta i frågan.

En ledamot i en nämnd deltar under en mandatperiod i beslutsfattande i hundratals olika ärenden som påverkar Falköpings kommun och dess invånare. Det är ärenden i en rad olika ämnen och eftersom de flesta av politikerna är fritidspolitiker kan de omöjligt vara experter på alla ämnen. Politikerna är dessutom personligt ansvariga för nämndens beslut.

Beredning av ärenden till nämnden är därför en viktig del av förvaltningens verksamhet. Förvaltningens rutiner och arbetssätt för beredning av ärenden måste vara utformade så att ledamöterna upplever att ärendena är tillräckligt utredda och att beredningen av ärendena stödjer dem i beslutsprocessen. Beredningen av ärenden är grunden för den kommunala verksamheten. Med bra tjänsteutlåtanden till politikerna ökar möjligheterna till välgrundade, demokratiska beslut.

De tjänstepersoner som handlägger ärenden spelar en viktig roll för hela den politiska processen. De ska förmedla sin kunskap, via tjänsteutlåtandet, till politikerna som inte nödvändigtvis har all fackkunskap i frågan. Beredningen av ärendena ska stödja ledamöterna i beslutsprocessen. Underlagen ska vara tydliga och välskrivna, men samtidigt inte för omfattande.

Kommunledningsförvaltningen leder ett arbete med att utveckla beredningsprocessen i kommunstyrelsen och nämnderna. Efter en genomgång av respektive nämnds beredningsprocess konstaterades det att det finns stora variationer mellan de olika nämndernas beredningsprocesser. Med anledning av detta har det tagits fram gemensamma grunder för beredningsprocessen som alla nämnder har antagit.

Gemensamma grunder för beredningsprocessen

• Det ska finnas en deadline för handlingar/ärenden som ska behandlas i nämnden/arbetsutskottet. Tidpunkten beslutas av förvaltningen.
• Det ska finnas ett tjänsteutlåtande kopplat till alla ärenden som ska behandlas i nämnd/arbetsutskott. Detta gäller även informationsärenden om de är så omfattande att de blir en egen paragraf i protokollet.
• Beredningsmöten ska vara inbokade inför varje utskick till nämnd/arbetsutskott. Tidpunkt och vilka som deltar beslutas av nämndsordföranden i samråd med förvaltningen.

De gemensamma grunderna för beredningsprocessen är just en grund. De kan sedan byggas på för att passa varje nämnd. Gemensamma grundprinciper ger ett mer likvärdigt kvalitetsunderlag för de förtroendevalda, oavsett vilken nämnd de har uppdrag i. De förtroendevalda får också underlag som håller en kvalitetsmässigt jämnare nivå. Det underlättar också för nämndsekreterarna att jobba lika och stötta varandra om de administrativa processerna i kommunen blir mer lika.

En väl fungerande beredningsprocess innehåller bland annat följande.

• Tid för att kvalitetsgranska underlag och handlingar.
• Tid för feedback och återkoppling till handläggaren.
• Tid att förankra ärendena med till exempel förvaltningens ledningsgrupp, vilket möjliggör att frågor som berör flera verksamheter kan diskuteras på en övergripande nivå. Förankringen ger utrymme för de som inte själva har varit med i handläggningen av ett ärende att komma med synpunkter och idéer som kan förbättra underlaget.

Beredningsprocessen kan ibland kännas lång, men det är en viktig process med många inblandade personer och det är mycket arbete som görs under processen för att leverera så bra underlag som möjligt till de förtroendevalda. En bra beredningsprocess minskar risken för återremisser och gör besluten mer rättssäkra.

Till alla ärenden som behandlas i nämnd ska det finnas ett tjänsteutlåtande. Tjänsteutlåtandet ska innehålla den information som krävs för att de förtroendevalda ska kunna fatta beslut. Det finns framtagna regler för tjänsteutlåtanden som har fastställts av förvaltningscheferna och som gäller för samtliga förvaltningar.

Som stöd för nämndsekreterarna har vi tagit fram en checklista. Den kan också vara ett stöd för handläggare som skriver tjänsteutlåtanden. Det som granskas är främst formella krav, men också en bedömning av begripligheten.

Arbetet med att utveckla beredningsprocessen ligger helt i linje med Falköpings kommuns värdegrund och övergripande mål. Tillsammans kan vi med en kvalitetssäkrad beredningsprocess uppnå en högre grad av både rättsäkerhet och effektivitet, vilket gynnar både kvaliteten i verksamheten och den demokratiska processen.